Statuten

ComNetZ is hét platform voor overleg, opleiding, promotie en presentatie van Zeeuwse communicatiespecialisten. Een ideaal platform voor de uitwisseling van communicatiekennis.

De vereniging draagt de naam CommunicatieNet Zeeland, hierna te noemen: ComNetZ. ComNetZ heeft haar zetel in de woonplaats van de secretaris van de vereniging, tenzij binnen het bestuur andere afspraken zijn gemaakt. In de verenigingsstatuten leggen we alle beslissingen vast die het bestuur van de ComNetZ neemt. Daarmee voorkomen we eventuele onduidelijkheden. Nieuwe bestuursleden kunnen zich eenvoudig op de hoogte stellen van de regels die opeenvolgende besturen hebben opgesteld. Het reglement is een dynamisch document. Regels in het reglement kunnen door het bestuur worden verwijderd, aangepast of aangevuld. Na een bestuursvergadering past de secretaris zo nodig het reglement aan waarna het in de eerste bestuursvergadering van een nieuw jaar wordt vastgesteld.

Onze missie: 

CommunicatieNet Zeeland is het platform voor alle professionals die een rol spelen bij het tot stand komen van alle vormen van communicatie. Het platform brengt vakgenoten bij elkaar die werkzaam zijn bij bedrijven, overheid, onderwijs, zorg en consultancy. Het doel is om vakinhoudelijke kennis te delen en te verbreden, en het netwerken tussen professionals onderling te bevorderen. De nauwe samenwerking met opleidingsinstituten geeft communicatiestudenten de kans om zich verder te ontplooien en zich te binden aan de gevestigde professionals. Het platform stimuleert leden om een bijdrage te leveren aan de promotie van de communicatiesector in Zeeland, zodat we met elkaar de sector op een hoger niveau kunnen brengen. 

Het is de bedoeling dat de vereniging zich profileert als een kennisplatform en vraagbaak. Waar opdrachtgevers en opdrachtnemers terecht kunnen voor allerlei vragen, ideeën en grootschalige projecten.

Kernwaarden ComNetZ

  • Vakkennis bijhouden en delen 
  • Kwaliteit bieden
  • Elkaar ontmoeten en vinden 
  • Laagdrempelig en informeel 
  • Professioneel 
  • Regionaal georiënteerd 
  • Maatschappelijk betrokken 
  • Ambassadeurs van het Zeeuwse communicatieveld

1. Leden ComNetZ

  1. Iedereen die werkzaam is in de communicatiebranche en/of gerelateerd mag lid worden van ComNetZ. Het is niet noodzakelijk om in de provincie Zeeland woonachtig of werkzaam te zijn. ComNetZ-leden werken en/of wonen in de regel wel in de regio Zeeland. Want het is het vak communicatie dat ons bindt.
  2. Iemand mag zichzelf als introducé opgeven.
  3. Introducés mogen eenmaal gratis een bijeenkomst bijwonen. Als ze nog een bijeenkomst willen bijwonen, moeten ze lid worden.
  4. ComNetZ kent een bedrijfslidmaatschap. Vertegenwoordiging is toegestaan tot maximaal 3 personen per bijeenkomst.
  5. ComNetZ kent tevens een lidmaatschap op persoonlijke titel voor zzp'ers of geïnteresseerden die niet gebruik maken van een bedrijfslidmaatschap.
  6. Binnen een organisatie mag een bedrijfslidmaatschap overgaan op een ander persoon. Verder zijn er geen uitzonderingen 
  7. ComNetZ kent een studentenlidmaatschap. Als een student ook een eigen bedrijf heeft en zich daarmee positioneert dan wordt hij gezien als normaal lid en dient hij de gewone contributie te betalen.
  8. ComNetZ kent geen ereleden.
  9. Leden krijgen een e-mail/nieuwsbrief met informatie voorafgaand aan elke bijeenkomst. 
  10. ComNetZ kent geen ledenstop.

Het is niet toegestaan om onderling te acquisitie te plegen of gebruik te maken van het adressenbestand van de vereniging voor commerciële doeleinden.

2. Bestuur

  1. Het bestuur bestaat uit maximaal zeven personen, waaronder de voorzitter, secretaris, penningmeester en minimaal één lid dat tevens deelneemt en sturing geeft aan werkgroepcommissie. Daarnaast is er een bestuurslid dat zich bezig houdt met dat de website, sponsoring, PR en de nieuwsbrief coördineert.
  2. De secretaris van ComNetZ accordeert aanmeldingen van nieuwe leden
  3. Bestuursleden ontvangen geen financiële vergoeding voor uitoefening van hun functie.
  4. Bestuursleden hoeven geen lidmaatschap te betalen.
  5. Bestuursleden hoeven niet te betalen voor deelname aan bijeenkomsten, masterclasses, kringuitje of nader te benoemen ComNetZ activiteiten.
  6. Bestuursleden proberen zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij alle ComNetZ activiteiten.
  7. Een lid kan pas toetreden tot het bestuur van ComNetZ, minimaal na één jaar lidmaatschap
  8. Een bestuurslid wordt in beginsel voor onbepaalde tijd aangesteld. Een bestuurslid stapt uit eigen beweging op of kan door het bestuur verzocht worden om zijn/haar functie op te geven.

Het bestuur vergadert minimaal vier keer per jaar. Indien nodig wordt een extra overleg ingelast.

3. Werkgroepcommissie

  1. Leden van de werkgroepcommissie ontvangen geen financiële vergoeding voor uitoefening van hun functie.
  2. Leden van de werkgroepcommissie hoeven geen lidmaatschap te betalen.
  3. Leden van de werkgroepcommissie hoeven niet te betalen voor deelname aan bijeenkomsten, masterclasses, kringuitje of nader te benoemen ComNetZ-activiteiten.

Leden van de programmacommissie proberen zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij alle ComNetZ-activiteiten.

4. Contributie

  1. Het bedrijfslidmaatschap bedraagt € 100,- (excl. btw) per jaar. Als iemand na 1 juli lid wordt, bedraagt de contributie € 50,-. (excl. btw). Als een lid na 1 november 201X lid wordt, betaalt het lid pas contributie met ingang van het nieuwe jaar.
  2. Studenten kunnen lid worden voor € 25,- (excl. btw) per jaar. 
  3. Het ComNetZ bedrijfslidmaatschap kan tussendoor of tijdelijk (voor een bijeenkomst) worden overgedragen aan iemand anders.
  4. Het lidmaatschap op persoonlijke titel bedraagt € 50,- excl. 21% btw).
  5. Alleen het lid zelf is verantwoordelijk voor opzegging van het lidmaatschap. Opzeggingen moeten vóór 1 december van het lopende contributiejaar schriftelijk binnen zijn bij het bestuur of secretariaat. Zonder opzegging voor deze datum wordt het lidmaatschap automatisch met een jaar verlengd.
  6. Bij een tweede betalingsherinnering wordt € 25,- administratiekosten in rekening gebracht, bij de derde betalingsherinnering komt er nogmaals € 25,- bij.
  7. Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging kan wanneer het lid, ook na schriftelijk te zijn aangemaand, op de eerste juli zijn contributie niet ten volle heeft voldaan.

5. Financiën

  1. Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar.
  2. De geldmiddelen van de vereniging worden gevormd door contributie van de leden, donaties, subsidies, sponsorgelden.
  3. Ieder lid betaalt een contributie, waarvan het bedrag jaarlijks door de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld.
  4. De geldmiddelen van de vereniging mogen alleen aangewend worden door activiteiten van de vereniging. Bij een positief saldo aan het einde van het verenigingsjaar kan de algemene leenvergadering besluiten dit positief saldo te gebruiken om te de contributie te verlagen of het geld aan te wenden voor activiteiten in het jaar daarop.
  5. Uitgaven dienen te passen binnen de begroting van het lopende boekjaar. Bij afwijkingen dient een beslissing te worden voorgelegd aan het bestuur of dagelijks bestuur. Voor activiteiten die meer dan € 2.500,- kosten, dient vooraf een begroting aan het bestuur te worden overlegd.
  6. Facturen en declaraties m.b.t. bijeenkomsten moeten bij voorkeur binnen één maand na dato bij de penningmeester zijn aangeleverd. Een factuur of declaratie dient door de organisator van de bijeenkomst te zijn geaccordeerd om financiële dekking binnen de begroting te borgen, alvorens deze wordt ingediend bij de penningmeester. Facturen kunnen daarom het beste naar het adres van de organisator van een bijeenkomst worden gestuurd en voorzien van akkoord naar de penningmeester te worden doorgestuurd.
  7. Bestuursleden en commissieleden mogen kosten (parkeerkosten, reiskosten, representatie, horeca), die gerelateerd zijn aan en nodig voor de uitoefening van hun functie declareren. Als je twijfelt kun je een beslissing vooraf aan het dagelijks bestuur voorleggen. Reiskosten worden vergoed o.b.v. 19 cent per kilometer of tegen werkelijke OV-kosten.
  8. De vorm van een declaratie of factuur is vrij. Wel dient elke uitgave te zijn gedekt door een betaalbewijs en te voldoen aan de wettelijke/fiscale regels. 
  9. Facturen en declaraties m.b.t. bijeenkomsten moeten bij voorkeur binnen één maand na dato bij de penningmeester zijn aangeleverd. Een factuur of declaratie dient door de organisator van de bijeenkomst te zijn geaccordeerd om financiële dekking binnen de begroting te borgen, alvorens deze wordt ingediend bij de penningmeester. Facturen kunnen daarom het beste naar het adres van de organisator van een bijeenkomst worden gestuurd en voorzien van akkoord naar de penningmeester te worden doorgestuurd.
  10. Het lidmaatschap wordt geïnd door middel van een verzonden factuur.
  11. Bij specifieke bijeenkomsten wordt bij voorkeur ook gebruik gemaakt van een automatische incasso.
  12. Aan het begin van elk kalenderjaar maakt de penningmeester een begroting voor het komende jaar. Deze wordt vastgesteld door het bestuur.
  13. Aan het eind van elk kalenderjaar maakt de penningmeester een financieel verslag. Deze wordt door het bestuur vastgesteld.
  14. Binnen vijf maanden na afloop van elk boekjaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden. Het bestuur brengt in deze vergadering zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een financieel verslag waaruit de ontvangsten en uitgaven blijken, rekening en verantwoording van zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur.

De algemene ledenvergadering benoemt elk jaar een kascommissie voor het komende jaar bestaande uit tenminste twee personen, die een onderzoek doet naar de rekening en de verantwoording. De kascommissie krijgt een maand voorafgaand aan de algemene ledenvergadering inzage in de rekening en verantwoording van het afgelopen boekjaar. Tijdens de algemene ledenvergadering brengt zij verslag uit waarna de algemene ledenvergadering de beslissingen neemt die zij nodig acht.

6. Sponsoring

  1. ComNetZ heeft één hoofdsponsor en daarnaast maximaal drie overige sponsors. De sponsors moeten uit verschillende delen van de communicatiebranche komen.
  2. Met sponsors worden eens per jaar sponsorafspraken schriftelijk vastgelegd (zie sponsorpakketten en sponsorafspraken).

Wanneer derden een product of dienst willen aanbieden aan ComNetZ-leden, werkt ComNetZ daaraan alleen mee wanneer er sprake is van een duidelijke ‘ledenvoordeel’ voor ComNetZ-leden. Bij aanbiedingen gaan we dan uit van een minimale korting van 25% voor ComNetZ-leden.

7. Royement

Het bestuur heeft het recht leden te royeren in geval van onoorbaar gedrag. Het bestuur kan hiertoe enkele leden om advies vragen.

8. Bijeenkomsten

  1. We maken onderscheid in masterclasses, avondbijeenkomsten, kringuitjes, netwerkborrels, denktank bijeenkomsten, bedrijfsbezoeken en vakspecifieke bijeenkomsten.
  2. Alle inhoudelijke bijeenkomsten gaan over actuele communicatiethema’s in de breedste zin van het woord. Er wordt getracht gedurende het jaar een zeer divers programma neer te zetten waarin alle communicatiedisciplines aan bod komen 
  3. Bijeenkomsten vinden plaats in Zeeland. Behalve in uitzonderlijke gevallen, zoals een gezamenlijke bijeenkomst met een andere kring.
  4. Masterclasses zijn in de regel toegankelijk voor beperkt aantal deelnemers, omdat we ruimte willen houden voor interactie. In eerste instantie hebben leden voorrang. Alleen wanneer er nog ruimte is, kunnen ook introducés worden toegelaten.
  5. Masterclasses zijn bedoeld om dieper op een bepaald onderwerp in te gaan. Hiervoor nodigen wij een ‘master’ uit die veel van een bepaald communicatiegerelateerd onderwerp weet. 
  6. Themabijeenkomsten zijn bedoeld voor een breed publiek (interessant voor de gemiddelde ComNetZ-lid) en bestaan over het algemeen uit een inhoudelijk deel en een netwerkborrel.
  7. Netwerkborrels hebben geen inhoudelijk thema. 
  8. In een bedrijfsbezoek nemen we een kijkje in de keuken van een Zeeuws bedrijf. Altijd bekeken vanuit communicatief perspectief.
  9. In een denktankbijeenkomst behandelen we in een kleine groep (maximaal 25 mensen) een bepaalde case aan de hand van een van tevoren bedachte methode  / format.
  10. Een vakspecifieke bijeenkomst is een gefocuste bijeenkomst voor een aparte vakgroep binnen de ComNetZ, bijvoorbeeld vormgevers of tekstschrijvers.
  11. Het Kringuitje is een middag en avond en vindt eenmaal per jaar plaats. Het kent een inhoudelijk deel en een netwerk/ontspanningsdeel, inclusief diner.
  12. Bijeenkomsten zijn in principe gratis toegankelijk voor leden, met uitzondering van de Masterclasses en tenzij het een bijzondere bijeenkomst betreft.
  13. Reguliere vakinhoudelijke bijeenkomsten en Masterclasses van ComNetZ vinden in de regel ’s avonds plaats van maandag tot en met vrijdag. 
  14. In de regel betaalt ComNetZ geen gastsprekers, tenzij een bijzondere spreker kan worden gestrikt voor een bijeenkomst, dan kan van deze regel in overleg worden afgeweken.
  15. Eén keer per jaar proberen we een bijzondere spreker te krijgen. Hiervoor wordt zo nodig budget gereserveerd.
  16. Gastsprekers kunnen wel een onkosten- cq reiskostenvergoeding worden betaald als daarop prijs wordt gesteld.
  17. De werkgroepcommissie maakt aan het begin van elk half jaar een planning voor de komende bijeenkomsten en Masterclasses en verdeelt de organisatie daarvan.
  18. Bij een aankondiging van een bijeenkomst kan vooraf worden aangegeven dat de organisatie zich het recht voorbehoud om no-showers achteraf alsnog de kosten in rekening te brengen. Per bijeenkomst wordt vooraf aangegeven tot welke datum afmelding kosteloos is. 

9. Algemene ledenvergadering

  1. De algemene ledenvergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur, met inachtneming van een termijn van tenminste acht dagen.
  2. Ook de leden zijn bevoegd tot het beleggen van een algemene ledenvergadering als het verzoek door tenminste één tiende van het ledenbestand wordt gedaan. Na ontvangst van een dergelijk verzoek heeft het bestuur de plicht binnen drie weken een algemene ledenvergadering bijeen te roepen. 
  3. Alle leden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering. Indien beslissingen worden genomen tijdens de algemene ledenvergadering, dan heeft elk bedrijf recht op het uitbrengen van 1 stem, ongeacht het aantal aanwezigen.

10. Statutenwijziging

Wijziging van statuten kan slechts plaatsvinden na een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daar in wijziging van de statuten zal worden voorgesteld. Voor wijziging van de statuten is tenminste tweederde van de stemmen van de aanwezige leden nodig.

11. Ontbinding en vereffening

De vereniging wordt ontbonden door een besluit van de algemene ledenvergadering, genomen met tenminste drie vierde van de stemmen van de aanwezige leden. Bij uitnodiging tot deze algemene ledenvergadering moet worden meegedeeld dat zal worden voorgesteld de vereniging op te heffen. De uitnodiging tot deze vergadering dient minimaal twee weken tevoren bij de leden te zijn. Een eventueel batig saldo zal worden aangewend voor door de vergadering te bepalen doeleinden. De boeken en de bescheiden dienen vijf jaar bewaard te worden door een van de leden van het bestuur.

Slotbepaling
In alle gevallen waarin de wet of de statuten niet voorziet, beslist het bestuur.

Kapelle, 9 december 2013